Gestion des horaires : ouverture, fermeture et vacances

Par défaut, votre central téléphonique Digitis Cloud est réglé sur des horaires fixes.

Par défaut, votre central téléphonique Digitis Cloud est réglé sur des horaires fixes. L’ouverture et la fermeture se font automatiquement selon ces horaires, sauf configuration spécifique demandée lors de l’installation.

Le système vous permet également de :

Fermer ou ouvrir manuellement l’entreprise (en dehors des horaires habituels)
Activer un mode vacances avec un message personnalisé de fermeture temporaire

Bon à savoir : La configuration décrite ici est la configuration standard appliquée à tous nos clients. Votre situation peut différer selon ce qui a été mis en place lors de l’installation. Le plus courant est de gérer plusieurs entités (accueil, service technique, etc.), chacune avec son propre système d’ouverture, de fermeture et de vacances.

Changement en cours (août 2026) : nous inversons le sens du bouton d’ouverture / fermeture, pour qu’il corresponde enfin à la couleur du voyant : rouge = fermé, vert = ouvert. Cette page décrit déjà le nouveau fonctionnement. La bascule se fait centrale par centrale : tant que la vôtre n’a pas été mise à jour, le sens est l’inverse de ce qui est décrit ici. Vous recevrez un email avant la modification de votre centrale. Le bouton Mode vacances, lui, ne change pas.

Les drapeaux de service

Pour gérer l’ouverture, la fermeture et le mode vacances, nous utilisons des drapeaux de service. Ce sont des boutons ON/OFF disponibles sur toutes les applications et téléphones Digitis Cloud.

Note : L’accès aux drapeaux de service dépend des droits attribués à chaque utilisateur. Par défaut, tous les utilisateurs y ont accès, sauf demande contraire lors de l’installation.

Où trouver les drapeaux de service ?

Sur les téléphones de bureau (Yealink) :

Ce sont des touches de fonction, comme celles des collègues, avec un voyant LED.
● Rouge (activé) = fermé / ● Vert (désactivé) = ouvert

Sur les applications PC ou le navigateur web :

Un onglet « Service Flags » est visible dans le panneau de gauche.

Gestion des horaires : ouverture, fermeture et vacances, illustration 1

Illustration : les numéros affichés sont donnés à titre d’exemple ; référez-vous à ceux de votre propre application.

Sur les applications smartphone :

Appuyez sur votre icône / nom en haut à droite.
Sélectionnez le menu « Drapeaux de service ».

Téléphone sans touches de fonction (DECT portable) : chaque drapeau de service possède aussi un numéro court que vous pouvez composer pour basculer son état. Ce numéro est affiché dans l’application (PC/web ou smartphone), à côté du drapeau concerné dans la section Drapeaux de service. Notez-le une fois : il ne change pas.

Ouverture et fermeture

L’ouverture et la fermeture sont basculées automatiquement selon les horaires configurés. Vous pouvez voir le statut (ouvert / fermé) directement sur le drapeau de service, qui change automatiquement.

Attention : Sens des boutons :

Applications (PC, web, smartphone) : bouton vers la droite (orange) = fermé, bouton vers la gauche = ouvert
Téléphones Yealink : ● rouge (activé) = fermé, ● vert (désactivé) = ouvert

Le moyen simple de s’en souvenir : bouton allumé = entreprise fermée, comme le mode vacances.

Gestion des horaires : ouverture, fermeture et vacances, illustration 2

Drapeau Horaires activé (bouton vers la droite) : l’entreprise est fermée.

Vous pouvez basculer manuellement le drapeau pour changer l’état. Le système repassera automatiquement à l’état normal à la prochaine heure d’ouverture ou de fermeture programmée.

Téléphone sans touches (DECT portable) : composez le numéro du drapeau Horaires (affiché dans l’application, voir plus haut) pour basculer l’état ouvert/fermé.

Mode vacances

Un drapeau de service spécifique permet de basculer l’entreprise en mode vacances. Le principe est le même que pour l’ouverture/fermeture :

Activez le drapeau dans l’application → le mode vacances est actif (bouton orange)
Sur les téléphones Yealink → le voyant passe au rouge

Drapeau Mode vacances activé

Attention : Le mode vacances reste actif jusqu’à désactivation manuelle. Il ne se désactive pas automatiquement : pensez à le couper à votre retour.

Téléphone sans touches (DECT portable) : composez le numéro du drapeau Mode vacances (affiché dans l’application, voir plus haut) pour basculer le mode vacances.

Modifier le message de vacances

Avant d’activer le mode vacances, vous pouvez personnaliser le message d’accueil que vos appelants entendront. Deux façons de faire :

Le plus simple (recommandé) : une touche de fonction est généralement configurée sur votre téléphone pour réenregistrer ce message directement. Appuyez dessus et suivez les instructions vocales.
Depuis l’application web : rendez-vous dans Administration › Messages Studio, où vous pouvez écouter et réenregistrer vos messages (dont le message de vacances). Le numéro à composer pour l’enregistrer depuis un téléphone y est également indiqué.

Le message sera joué à tous les appelants tant que le mode vacances est actif.

Autres drapeaux de service

Selon votre configuration, vous pouvez disposer d’autres drapeaux de service : mode garde, déviation, etc.

Attention : Priorité des drapeaux : Si plusieurs drapeaux concernent le même service ou la même entité, un seul peut être actif à la fois. C’est le premier dans l’ordre de programmation interne qui est prioritaire. Par exemple, vous ne pouvez pas activer le mode vacances et le mode garde en même temps.

Résumé

Action	Application	Téléphone DECT (sans touches)
Basculer ouverture/fermeture	Drapeau Horaires	Composer le numéro du drapeau (voir dans l’application)
Basculer mode vacances	Drapeau Mode vacances	Composer le numéro du drapeau (voir dans l’application)
Modifier le message vacances	Touche de fonction du téléphone, ou application web › Administration › Messages Studio

Voir aussi : Application mobile : Guide complet (drapeaux de service depuis le smartphone) - Premiers pas avec Digitis Cloud